Le contrat d’infogérance informatique formalise un accord passé entre une entreprise et fournisseur de services IT spécifiques.
L’ exemple type est le traitement de données depuis le fournisseur qui met à disposition ses équipements et employés, depuis ses locaux ou sur site.
Zoom sur ce document qui unit l’entreprise et le fournisseur de conseils et services numériques.
1. L’infogérance ou l’externalisation des services IT
Les opérations d’infogérance sont banales, entre les entreprises qui choisissent de sous-traiter entièrement leurs services IT au plan national ou mondial. Dans la plupart la relation fournisseur devient très proche.
Les missions historiques vont des services de facturation à la relation client.
Aujourd’hui l’industrie s’est développée et les services se sont démocratisés et diversifiés : stratégies informatiques, ingénierie informatique, hébergement, sauvegardes et récupération de données.
Le premier bénéfice de l’externalisation des services informatiques est la réduction des coûts et la flexibilité du déploiement lorsqu’il y a des besoins.
Le contrat d’infogérance est le document contractuel qui formalise la fourniture de services numériques.
2. Le contrat d’infogérance
Le contrat comprend plusieurs types d’informations jusqu’à paraître compliqué pour certains.
Voici les informations qu’il doit contenir :
- les services attendus,
- les pénalités,
- un calendrier,
- un contrôle de la prestation
- les sorties possibles du contrat.
Il est fortement recommandé de déposer pour établir une claire description entre ce qui doit être sous-traité et ce qui doit rester dans l’entreprise.
Un support juridique personnalisé est la base d’un bon contrat d’infogérance. Il est recommandé de solliciter des professionnels du droit. L’accord doit être équilibré, juste et précis dans la définition des services confiés.
Les objectifs, les contraintes et les niveaux de services doivent d’ailleurs figurer dans le cahier des charges afin que chacune des parties puisse s’organiser sans se poser de questions sur ce qu’elle doit réaliser ou pas.
Les déceptions peuvent provoquer des résiliations de contrat surtout dans un environnement concurrentiel. Toutes les hypothèses doivent être envisagées pour préparer la fin éventuelle du contrat et même après.
3. Introduction au contrat
Avant de se lancer dans le contrat, on peut déjà travailler sur l’environnement de l’entreprise pour comprendre les besoins.
Voici les fondamentaux propres à l’infogérance informatique:
- connaître le modèle économique pour estimer la valeur attendue des services,
- élaborer des caractéristiques qui génèrent des objectifs de performance,
- évaluer la structure de coûts permettant d’atteindre le meilleur rendement prix/services,
- pratiquer une relation client pro-active dans laquelle chacun peut se projeter,
- inclure une solution de résiliation.
4. Les éléments obligatoires du contrat
Ensuite, il faut démarrer avec les éléments basiques de l’accord : le calendrier, les noms des parties et leur adresse. Ainsi que les éléments suivants :
- description précise des services,
- les livrables : produit, logiciel, document…,
- les conditions générales,
- les conditions de règlement,
- la garantie,
- le suivi et la validation,
Les objectifs, les contraintes et les niveaux de services doivent d’ailleurs figurer dans le cahier des charges afin que chacune des parties puisse s’organiser sans se poser de questions sur ce qu’elle doit réaliser ou pas.
Les déceptions peuvent provoquer des résiliations de contrat surtout dans un environnement concurrentiel. Toutes les hypothèses doivent être envisagées pour préparer la fin éventuelle du contrat et même après.
5. La clause de confidentialité
Elle indique le caractère confidentiel et les précautions à suivre pour les informations sensibles. Elle vise spécifiquement les données à caractère personnel où la frontière avec les parties tierces doit être respectée comme suit :
- les livrables,
- les idées,
- la recherche et développement,
- les actions marketing,
- le niveau de prix ou toute autre information commerciale.
6. La clause de résiliation
La résiliation anticipée prévoit le mode opératoire de la fin prématurée de la prestation en mentionnant : le mode de résiliation, une lettre de résiliation, un délai de préavis et d’éventuelles indemnités.